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Documents administratifs : combien de temps les conserver ?

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Documents administratifs : combien de temps les conserver ?
© smolaw11 - stock.adobe.com

Relevés de banques, salaires, contrats, déclaration Urssaf, vous vous êtes souvent demandés combien de temps il fallait les conserver. Attendez-vous à archiver pour longtemps certains de ces documents clés de la vie de votre entreprise.

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À conserver un et deux ans

Veillez à conserver pendant un an les éléments de comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation. Conservez au moins deux ans les garanties pour les biens ou services fournis au consommateur. De même, conservez votre police d'assurance pendant deux ans à partir de la date de résiliation.

À conserver trois ans

Tous les documents concernant la vie juridique et la vie sociale de votre entreprise doivent être conservés sur les trois derniers exercices. Il s'agit, par exemple, des documents produits au moment des assemblées générales de votre société (la feuille de présence et les pouvoirs, le rapport du gérant ou du conseil d'administration, le rapport des commissaires aux comptes).

Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires ou la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait sont soumis à la même règle. Enfin, toute déclaration en douane se conserve trois ans.

À conserver cinq ans

Tous les documents qui relèvent de la vie courante de l'entreprise doivent être conservés pendant cinq ans : vos documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire...), les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle), les dossiers de votre avocat en cas de contentieux, les contrats ou conventions conclus dans le cadre d'une relation commerciale, et plus généralement toute correspondance commerciale.

Ce délai est également en vigueur pour la vie juridique de l'entreprise. Conservez les statuts de votre société ou GIE depuis sa création et jusqu'à cinq ans après sa radiation au registre du commerce et des sociétés. Le registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration doit aussi être conservés pendant la même durée. En cas de fusion ou d'absorption d'une autre entreprise, conservez le traité de fusion et les documents de la société absorbée.

Dans le domaine purement social, le registre unique du personnel et tout document concernant les contrats de travail, les salaires, les primes, les indemnités, les soldes de tout compte, les régimes de retraite doivent aussi être conservés pendant cinq ans. C'est aussi le cas de toute observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, des pièces de vérification et de contrôle du comité social et économique, et enfin toute déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie.

À conserver six ans

Vous devrez conserver un an de plus, soit six ans au total, les documents liés au droit d'enquête, de communication ou de contrôle que peut exercer sur votre activité l'administration. C'est le cas des livres et des registres tenus par la société... Attention, ces délais sont portés à dix ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

À conserver dix ans et plus

Tout contrat conclu par voie électronique, à partir d'un montant de 120 ¤, doit être conservé pendant dix ans, ainsi que les pièces comptables comme le livre et le registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire... La même règle s'applique pour les pièces justificatives ayant servi à établir la comptabilité : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur. Enfin, vous devez conserver trente ans tout contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.

Sous quelle forme doit-on les conserver ?

Si l'original de votre document est sous forme papier, conservez-le sous la même forme (par exemple, quittance de loyer ou contrat d'assurance) car la version électronique ou photocopiée a uniquement valeur de copie. En revanche, si l'original du document est numérique, conservez-le de manière dématérialisée (relevés de compte bancaire, factures d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition), car la version imprimée a valeur uniquement de copie. Gardez à l'esprit qu'en cas de contrôle, l'administration peut toujours exiger la présentation du document original.

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