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[Tribune] Effectif "Sécurité sociale": les règles de calcul évoluent

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Un décret publié au journal officiel le 10 mai 2017 simplifie et harmonise les modalités de décompte de l'effectif d'une entreprise dans le contexte de la généralisation de la DSN.

[Tribune] Effectif 'Sécurité sociale': les règles de calcul évoluent

Il y aura désormais une règle unique de décompte des effectifs pour l'application des mesures relatives au calcul et au recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale. Et non plus deux méthodes de calcul comme précédemment (selon les normes de la Sécurité sociale, ou le droit du travail). Cette règle entre en application le 1er janvier 2018 (décret 2017-858 du 9 mai 2017), et devrait s'appliquer pour le décompte de l'effectif annuel 2017 -ce point restant néanmoins à préciser par l'administration-.

A partir de 2018, la déclaration sociale nominative (DSN) va servir de vecteur à la déclaration du décompte mensuel des effectifs "Sécurité sociale". L'administration va désormais avoir accès à ces informations de façon mensuelle, via la DSN.

Nouvelles modalités de calcul

L'effectif salarié annuel de l'employeur est calculé au niveau de l'entreprise, tous établissements confondus. Il s'agit d'un effectif annuel moyen, qui correspond à la moyenne des effectifs déterminés chaque mois au titre de l'année civile précédente. Pour le calcul de cette moyenne, il n'y a pas lieu de tenir compte des mois où aucun salarié n'est employé. L'effectif salarié annuel de l'employeur est arrondi, s'il y a lieu, au centième.

Pour déterminer l'effectif, il faut prendre en compte : les salariés à temps plein titulaires d'un contrat de travail, les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et SELARL, présidents du conseil d'administration, directeurs de SA, présidents et dirigeants de SAS.

Les collaborateurs à temps partiel sont sans changement également pris en compte au prorata. Pour le calcul, il faut ainsi diviser la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Exemple : un salarié qui travaille 24 heures hebdomadaires dans une entreprise qui applique la durée légale de travail, soit 35 heures, sera pris en compte dans l'effectif pour : 24 / 35 = 0,68 personne

Nouveauté : en cas de mois incomplet (embauche ou départ en cours de mois), les salariés sont désormais décomptés en fonction du nombre de jours du mois pendant lequel ils ont été employés. Auparavant, étaient comptabilisés les salariés présents le 31 du mois.

Exemple : un salarié à temps partiel travaillant 17h30 est embauché le 16 juin. Il comptera dans l'effectif du mois de juin pour un quart (un demi car il travaille à mi-temps, divisé par 2 car il est embauché en milieu de mois).

Autre nouveauté : dans l'ancien dispositif, l'assujettissement au FNAL (fonds national d'aide au logement), au versement de transport, à la participation construction ou encore le droit à la déduction forfaitaire au titre des heures supplémentaires, dépendaient d'un effectif annuel moyen "droit du travail", qui imposait de prendre en compte certains salariés mis à disposition, mais excluait les dirigeants et mandataires sociaux non titulaires d'un contrat de travail. Il faut désormais les prendre en compte.

Sont exclus du décompte de l'effectif, sauf pour la tarification AT-MP, les salariés en CDD lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu (le salarié absent ou remplacé reste décompté), les collaborateurs mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les intérimaires, les stagiaires et les apprentis, les salariés en contrat initiative-emploi, ainsi que ceux en contrat d'accompagnement dans l'emploi ou en contrat de professionnalisation.

Nouvelles entreprises et nouvelle situation juridique de l'employeur

Pour les structures nouvellement créées, l'effectif à prendre en compte pour l'année de création du premier emploi salarié titulaire d'un contrat dans l'entreprise correspond à l'effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel la première embauche a été réalisée. Pour cette année de création il n'y a pas lieu de tenir compte des mois au cours desquels le dirigeant (mandataire social) est la seule personne présente dans l'effectif.

Lorsque survient une modification de la situation juridique de l'employeur au sens de l'article L. 1224-1 du code du travail (fusion, absorption, transfert de fonds de commerce ...), les contrats de travail sont automatiquement transférés dans la nouvelle entité juridique. L'effectif à prendre en compte pour l'année au cours de laquelle les contrats sont transférés y compris lorsqu'une telle modification entraîne une création d'entreprise, correspond à l'effectif présent au dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail. Pour les années suivantes, l'effectif est calculé dans les conditions habituelles.

Pour quelle application ?

Les nouvelles modalités de calcul de l'effectif "Sécurité sociale" s'appliquent dans les domaines suivants :

- Seuils d'effectif gouvernant les dates de paiement des cotisations aux URSSAF et de souscription de la DSN.

- Droit à la déduction forfaitaire de cotisations patronales au titre des heures supplémentaires (20 salariés et plus).

- Assujettissement au Fonds national d'aide au logement à 0,50% (20 salariés et plus).

- Assujettissement au forfait social sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire (11 salariés et plus).

- Possibilité pour les URSSAF de recourir au contrôle sur pièce (moins de 11 salariés).

- Seuil de bascule en versement en lieu unique (VLU) obligatoire pour le paiement des cotisations URSSAF.

- Seuils prévus dans le cadre de l'exonération sur 50 salariés maximum en zones de revitalisation rurale.

- Participation à l'effort de construction (20 salariés et plus).

- Versement transport (11 salariés) avec des spécificités propres à la localisation du lieu de travail des salariés (maintien de l'appréciation par zone).

- La détermination du mode de tarification Accidents du travail (avec quelques particularités).

Il n'y a pas de changement pour la formation professionnelle. Les obligations de l'année N (collecte N+1) dépendent de l'effectif annuel moyen " droit du travail " de l'année N. Pour l'exonération des contrats d'apprentissage, l'effectif s'apprécie au 31 décembre précédant la conclusion du contrat d'apprentissage, tous établissements confondus, en fonction de la moyenne des effectifs " droit du travail " au dernier jour de chaque mois de l'année.

Enfin, les élections des représentants du personnel et l'assujettissement à la participation aux résultats restent, comme auparavant, fonction de la moyenne des effectifs " droit du travail " au dernier jour de chaque mois.

Les auteurs

Associée du cabinet LBA Baker Tilly, Isabelle Billard s'est spécialisée dans le domaine de la gestion des entreprises, de la TPE à la PME. Son esprit d'analyse, son sens pratique sont mis à profit des clients du cabinet pour proposer une organisation efficiente, pour concevoir et optimiser les outils de pilotage (comptabilité analytique, système de contrôle de gestion, ...).

Estelle Trichet est en charge du développement du pôle RH et Social au sein du cabinet LBA Baker Tilly. Elle conseille, assiste et accompagne l'entreprise dans toutes les étapes de sa vie. Son crédo " Amener les hommes et l'organisation à adopter le projet d'entreprise ".

Isabelle Billard et Estelle Trichet