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Remplacez vos doubles de factures contre des documents numériques

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Vous utilisez un logiciel de facturation mais par sécurité, vous conservez une copie papier de vos factures? Sachez que l'administration fiscale vient de vous dispenser de ce doublon. Mode d'emploi.

Avocat à la cour d'appel de Paris depuis 1977, Maître Pierre-Yves Fagot a rejoint le cabinet Alain Bensoussan en 1991. Il y dirige le pôle société et financement. Chroniqueur régulier dans différentes publications de droit de l'informatique et des télécommunications, il est l'auteur de l'ouvrage Gestion fiscale de l'entreprise dont la deuxième édition a été publiée chez Tissot, en 2001. Site Internet: www.alain-bensoussan.com

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Avocat à la cour d'appel de Paris depuis 1977, Maître Pierre-Yves Fagot a rejoint le cabinet Alain Bensoussan en 1991. Il y dirige le pôle société et financement. Chroniqueur régulier dans différentes publications de droit de l'informatique et des télécommunications, il est l'auteur de l'ouvrage Gestion fiscale de l'entreprise dont la deuxième édition a été publiée chez Tissot, en 2001. Site Internet: www.alain-bensoussan.com

Utilisateurs de logiciels de facturation, sachez qu'il n'est plus nécessaire de conserver de copie papier de vos factures. Par une instruction datée du 11 janvier 2007, l'administration fiscale vient de dispenser les entreprises de l'obligation de conserver, sous forme papier, le double des factures qu'elles créent et transmettent à leurs clients sous forme électronique. Pour bénéficier de cette dispense, vous devrez respecter certaines procédures. Rappelons que vous êtes tenu de conserver un «double original» de vos factures, c'est-à-dire une reproduction «fidèle et durable», sur support électronique, de l'original de la facture adressée au client sur support papier. Pour conserver le «double original», vous pouvez choisir la méthode traditionnelle, donc conserver un document papier, ou opter pour le «double électronique». Mais attention: pour que ce dernier ait valeur de preuve, il faut que votre système d'information ait une fiabilité équivalente à celle que procure l'impression des factures sur papier. Cela signifie que la facture électronique doit reprendre les mentions obligatoires qui figuraient sur son équivalent papier. C'est à cette condition que le double sera considéré une reproduction «fidèle et durable» de l'original.

Autre contrainte: durant toute la période de conservation du fichier (soit six ans), vous devrez vous assurer que son contenu pourra être restitué, à la demande de l'administration, dans un langage «clair et visible». Autrement dit, l'ensemble des informations ayant conduit à la rédaction de la facture originale doit être repris, à l'identique, dans le fichier contenant le double électronique. Troisième pré-requis: votre système d'archivage doit vous permettre de répondre à des demandes sélectives de l'administration fiscale, qui pourra vous demander de lui restituer des documents sur support papier.

Sachez, enfin, que l'administration fiscale vous demande d'enregistrer ce «double électronique» le plus tôt possible après avoir édité l'original de la facture sur support papier. Votre système informatique doit permettre d'identifier ces deux dates.

Pratique
Conserver ses doubles électroniques

Vous devez garantir l'authenticité, l'intégrité et la pérennité du «double électronique» depuis l'émission de l'original papier jusqu'à l'expiration de la période de stockage du document numérique. Conseils.
- Constituez-vous un fichier comprenant l'ensemble des mentions obligatoires figurant sur l'original de la facture.
- Enregistrez ce fichier sur un support de conservation fiable (optique ou magnétique), avec sa date et ses modalités d'enregistrement, afin d'assurer l'authenticité du contenu par rapport à la facture papier.