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Prenez garde à vos données

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La perte de vos données informatiques peut s'avérer très dommageable. Afin de vous prémunir contre ce risque, sauvegardez-les. Interne, externe ou stockage sur Internet, choisissez la version la plus adaptée.

Vous entrez les coordonnées d'un client dans votre base de données quand votre ordinateur rend l'âme, emportant avec lui toutes les informations-clés de votre entreprise. Seule solution pour éviter ce scénario catastrophe: sauvegarder régulièrement vos documents numériques (lire l'encadré). Mais quelles données protéger? «Lidéal est de ne pas choisir et de tout sauvegarder», répond Matthieu Laurent, gérant de MCI-MLB, entreprise prestataire en informatique. Sauvegarder sa comptabilité ne suffit pas: «N'oubliez pas votre agenda professionnel, votre messagerie ainsi que votre carnet d'adresses», conseille l'expert. Pour l'enregistrement en lui-même, il existe deux méthodes: totale ou incrémentielle. Cette dernière n'enregistre que les nouveaux éléments. Elle est rapide, mais si l'un des fichiers enregistrés se révèle déficient, il compromet toutes les sauvegardes suivantes. A contrario, lors d'une sauvegarde complète, chaque enregistrement écrase le précédent.

Selon le volume de données à stocker, vous pouvez utiliser une clé USB, un disque dur externe ou encore un serveur dédié.

@ K-LINE/FOTOLIA/LD

Selon le volume de données à stocker, vous pouvez utiliser une clé USB, un disque dur externe ou encore un serveur dédié.

Si vous souhaitez traiter la sauvegarde en interne, plusieurs solutions sont possibles selon votre volume de données à stocker. Pour des sauvegardes de grande ampleur, vous pouvez recourir à un Nas, serveur dédié au stockage, qui permet d'enregistrer plusieurs téraoctets (To)1 To = 1 000 Go selon le modèle, pour un prix allant de 150 à plus de 3 000 Euros HT. Mais ce système présente un inconvénient de taille: il est fixe, en raison de ses nombreux branchements. Cette solution est donc moins sécurisée, car en cas de sinistre (incendie, dégât des eaux...), vos données sauvegardées disparaîtront en même temps que les originaux. Il peut être préférable d'adopter une solution mobile, comme le disque dur externe ou la clé USB. Le premier permet de stocker de 100 à 320 Go (de 70 à 125 Euros HT). La clé USB, de taille plus réduite (5 cm en moyenne), offre une capacité maximale de 48 Go, pour 80 Euros environ. Autre possibilité: le DVD, qui peut contenir plus de données que le CD.

Quelle que soit la solution adoptée, elle nécessite l'intervention d'un informaticien pour la programmer. Comptez une heure, à environ 70 Euros HT, pour préparer chaque poste. Quant à la fréquence, Matthieu Laurent préconise une sauvegarde quotidienne pour éviter toute mauvaise surprise. Mais n'oubliez pas d'emporter le support avec vous! Profitez de la pause déjeuner ou de la fin de journée pour lancer l'enregistrement, qui prend entre dix minutes et une heure selon l'ampleur des données à sauvegarder; certaines solutions peuvent même éteindre l'ordinateur à la fin de la sauvegarde. Enfin, pour plus de sécurité, vous pouvez faire appel à un prestataire, qui sauvegarde vos données sur des supports distants. La société Beemo, par exemple, enregistre les données dans vos locaux et dans deux centres d'hébergement, à partir de 59 Euros HT par mois pour 5 Go.

Passez au numérique

Avant de sauvegarder vos données, vous devez passer par la case «dématérialisation». Une fois numérisés, vos documents sont moins fragiles, ne risquent pas de se détériorer avec le temps, leur stockage prend moins d'espace et leur classement est simplifié. Vous pouvez y accéder où que vous soyez et leur traçabilité est largement améliorée, comme le souligne Xavier Lair, chargé de mission Technologie de l'information à la Fédération des centres de gestion agréés. Pour authentifier des documents et les rendre recevables en cas de litige, il suffit d'acquérir un certificat numérique.