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Organisez la formation de vos salariés

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Si elle concerne directement les salariés, la formation relève avant tout de la stratégie d'entreprise. Le plan de formation doit donc s'inscrire dans une démarche de diagnostic des besoins réels identifiés par le dirigeant. Explications.

Quels sont mes enjeux face au marché? De quelles compétences vais-je avoir besoin? Telles sont les premières questions à se poser lorsque l'on s'interroge sur l'évolution de son entreprise. Vous vous trouvez actuellement à un point A et vous souhaitez arriver au point B. Différents outils existent pour vous aider à y parvenir. Parmi eux, la formation.

Identifiez vos besoins

Le besoin en formation peut être défini de plusieurs manières. Il correspond tout d'abord à l'évolution de l'activité de l'entreprise et des métiers qui y sont rattachés. Par exemple, il est intéressant pour un fleuriste de savoir renouveler ses compositions en fonction des nouvelles tendances en matière de décoration florales. Un traiteur, quant à lui, pourra se perfectionner dans l'art des buffets au travers de formations pour en maîtriser la mise en scène et les techniques de décoration.

Le besoin en formation peut également être lié à la stratégie de développement de la société: un positionnement sur un nouveau marché nécessite souvent de former ses équipes ou de se former à de nouvelles techniques de vente. On peut aussi travailler la prospection de nouveaux clients. Un changement de positionnement est également l'occasion de dynamiser sa communication visuelle ou d'actualiser ses vitrines. A une autre occasion, on pourra suivre un cursus pour développer ses compétences en matière d'e-commerce pour, par exemple, améliorer le référencement de sa boutique en ligne.

Le besoin en formation peut aussi s'imposer de lui même, comme c'est le cas lors de la mise en place de nouvelles réglementations (environnement, modernisation de l'économie ou santé et sécurité au travail.) Le Document Unique notamment, qui détaille par écrit la liste des risques professionnels de l'entreprise, peut vous fournir des pistes d'amélioration qui donnent lieu à des formations. Dans le secteur de la coiffure, par exemple, on identifiera les risques chimiques afin de se former à de nouvelles méthodes mettant en oeuvre moins de produits.

Impliquez vos salariés

Pour établir un diagnostic complet, penchez-vous sur les connaissances de vos équipes. N'hésitez pas à les impliquer davantage dans la démarche. L'entretien annuel peut aussi être le bon moment pour réaliser un bilan des compétences. Celui-ci permet de révéler des demandes spécifiques de vos salariés. Le droit individuel à la formation (Dif) peut alors être invoqué. Le Dif a été instauré pour permettre au salarié de s'exprimer sur ses besoins face à l'employeur. Ne négligez pas cet aspect humain, car c'est en faisant adhérer vos salariés à la démarche que celle-ci aura toutes les chances de réussir.

N'hésitez pas à solliciter également vos clients les plus fidèles. Ils peuvent avoir un avis sur les voies d'amélioration à explorer.

Faites-vous aider

Les outils de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) peuvent vous aider à choisir le type de formation en fonction du profil de vos salariés. Cette méthode donne une vision des compétences requises et de celles déjà présentes dans l'entreprise. Leur analyse permet de choisir la formation en fonction de ses besoins.

Interrogez vous également sur le formateur. Quel contenu propose-t-il? Demandez des références. Enfin, si vous éprouvez encore des difficultés à mettre en place votre plan de formation, votre organisation professionnelle peut vous aider (fédération métier, chambre de commerce). Leurs services de proximités répondent à vos questions et vous accompagnent dans votre démarche. N'hésitez pas à les solliciter. Vous pouvez aussi vous appuyer sur des courtiers. Ils le feront pour vous. Pour Jérôme Lesage, fondateur de Place de la formation, « cette solution permet de trouver l'offre optimale sans être freiné par l' administratif , puisque c'est nous qui gérons cet aspect. L'opération est transparente pour le client, la formation ne lui coûte pas plus cher que sur catalogue, la tranquillité en plus. »

Quel financement?

Former ses salariés implique un investissement qui reste coûteux et prend du temps. Différentes solutions existent pour vous aider à financer ces formations. Votre organisme paritaire collecteur agréé (Opca) peut prendre en charge une partie du coût. C'est d'ailleurs vous qui le financez en partie avec la contribution annuelle que vous lui versez. Pour rappel, toute entreprise de moins de 20 salariés reverse 0,15 % de sa masse salariale à son Opca pour le financement des contrats et périodes de professionnalisation, ainsi que pour le Dif. Les entreprises de moins de 10 salariés doivent également prévoir 0,40 % de leur masse salariale pour le financement du plan de formation et autres dépenses liées. Pour une entreprise de 10 à 20 salariés, ce taux monte à 0,90 %.

En dehors des Opca, différents organismes peuvent prendre en charge vos frais: la région, les collectivités locales, certaines organisations professionnelles ; d'où l'importance de faire appel à un conseiller pour vous guider.

Gérer l'après formation

Une fois la formation choisie et effectuée, il faut gérer le retour dans l'entreprise. Les nouveaux acquis doivent rapidement être mis en pratique. Si la formation concerne l'un de vos salariés, il ne faut pas hésiter à lui confier des missions de tutorat afin qu'il puisse retransmettre aux équipes ce qu'il a appris. Sur certains sujets non réglementés, le fait d'envoyer un seul salarié peut permettre d'en former trois. Par ailleurs, dans les métiers du commerce, les choses bougent très vite: ainsi, n'hésitez pas à garder contact avec les autres participants aux formations que vous suivez ; ces échanges vous permettront de maintenir une veille sur votre secteur et de sortir de l'isolement dans lequel se trouvent certains commerçants.

@ NLSHOP

Lexique
Quelques définitions

Apprentissage: formation générale, théorique et pratique, en vue de l'obtention d'une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme de l'enseignement professionnel ou technologique. Toute entreprise du secteur privé peut embaucher un apprenti si l'employeur le déclare, et prend les mesures nécessaires à l'organisation de l'apprentissage.
Cif: congé individuel de formation. C'est le droit qu'a le salarié de s'absenter de son poste de travail pour suivre une formation de son choix.
CQP: certificat de qualification professionnelle. C'est une reconnaissance de la qualification professionnelle créée et délivrée au sein d'une branche d'activité.
Dif: droit individuel à la formation. Il a pour objectif de permettre à tout salarié de se constituer un crédit d'heures de formation. Les droits à la formation ainsi acquis appartiennent au salarié, mais la mise en oeuvre du Dif requiert l'accord de l'employeur sur le choix de l'action de formation.
Fongecif: organisme de financement du congé individuel de formation GPEC: Gestion prévisionnelle des emplois et compétences. Les outils de GPEC permettent aux dirigeants d'avoir une vision instantanée des compétences requises et de celles existant déjà dans l'entreprise, d'en effectuer la comparaison et d'en mesurer l'évolution.
Opca: organisme paritaire collecteur agréé. Toute entreprise assujettie à l'obligation de participer au financement de la formation professionnelle peut être tenue de verser tout ou partie de ses contributions à ces organismes. En contrepartie, ils développent des services de proximité au bénéfice des entreprises adhérentes ou des salariés: conseil, information, aide à l'élaboration des projets de formation... et prennent en charge le financement des actions de formation.
Période de professionnalisation: elle a pour objectif de favoriser par des actions de formation le maintien des salariés en CDI dans leur emploi. Elle permet d'acquérir un diplôme, un titre professionnel ou une qualification.
Plan de formation: toutes les actions de formations dans le cadre de la politique de développement des compétences
VAE: validation des acquis de l'expérience. Dispositif permettant l'obtention de tout ou partie d'une certification sur la base d'une expérience professionnelle salariée, non salariée et/ou bénévole, et/ou volontaire (pour plus de précisions, voir l'article paru dans Commerce magazine n°112 p. 26).
Source: sites institutionnels.