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Notes de frais: les règles du jeu de l'Urssaf

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Les frais professionnels regroupent les dépenses engagées par toute personne, salarié ou dirigeant, dans le cadre de son activité. Echappant aux cotisations sociales, ces frais sont donc surveillés de près par l'Urssaf. Conseils pour ne pas commettre d'impairs.

Le remboursement des frais professionnels échappant aux cotisations sociales, les contrôleurs de l'Urssaf sont très vigilants quant au respect des règles par l'entreprise. 8 % des redressements opérés en 2007 concernent ces dépenses, engagées au titre de l'activité par toute personne appartenant à l'entreprise. Les anomalies relevées concernent principalement des justifications insuffisantes ou un dépassement des limites d'exonération. Vous avez le choix entre deux options: effectuer le remboursement en fonction des dépenses réellement engagées, ou sous forme d'allocations forfaitaires, à condition qu'elles n'excèdent pas certains montants fixés par arrêté et révisés annuellement. Attention, si l'indemnisation «au réel» s'applique à tout le monde, les mandataires sociaux relevant de la catégorie des salariés, comme le gérant minoritaire de S ARL ou le président de SAS, ne peuvent pas bénéficier du remboursement forfaitaire.

L'indemnisation forfaitaire

L'exonération de cotisations sociales est subordonnée à la justification des dépenses en tant que frais professionnel, la preuve devant être apportée par l'employeur. L'indemnisation sous forme d'allocations forfaitaires est réservée aux dépenses de nourriture, de logement, liées à l'utilisation à titre professionnel d'un véhicule personnel ou engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle à l'intérieur du territoire métropolitain. Un barème, mis à jour tous les ans par l'Urssaf (site internet: www.urssaf.fr), précise les montants et conditions applicables.

L'indemnisation «au réel»

Les remboursements effectués au titre des dépenses réelles engagées par le salarié sont exclus de l'assiette des cotisations sociales, sous réserve de la production de pièces justificatives. Un relevé de frais précis, accompagné des pièces justifiant les dépenses, doit être établi. Par exemple, pour les notes de restaurant, le motif de l'invitation et le nom des invités doivent être indiqués. Pour les indemnités kilométriques, vous devez signaler le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule utilisé. L'entreprise peut aussi prendre en charge, directement ou par remboursement au salarié, en franchise de cotisations sociales, les frais d'habillement pour des uniformes.

Gare aux excès!

Lors d'un contrôle, si le nombre de repas d'affaires remboursés à un collaborateur excède cinq par mois, la notion d'avantage en nature peut être retenue et entraîner l'assujettissement aux cotisations sociales. Tout remboursement non justifié ou n'entrant pas dans la catégorie des frais professionnels pourra faire l'objet d'une réintégration dans les bases de cotisations sociales. Les contrôleurs sont autorisés à rapprocher la liste des clients avec les notes de frais, à rapprocher les factures d'hôtels avec les péages et le nombre de kilomètres parcourus et indemnisés... En cas de doute sur la qualification ou non de frais professionnels, vous pouvez interroger par écrit les services de l'Urssaf; ce dispositif intitulé «rescrit social» est disponible sur leur site.

Bio

Nathalie Malicet est expert-comptable et associée du cabinet Anexis à Bordeaux. Ce dernier est membre de France Défi, 1er groupement français d'experts-comptables indépendants.
Rens.: http://anexis.fdefi.com