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Les indicateurs de gestion pour maintenir le cap

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IIl existe des outils simples à mettre en place pour bien gérer votre société. Ainsi, la tenue régulière d'un tableau de bord vous permet de décortiquer votre comptabilité et de mettre en lumière vos forces et faiblesses.

La mise à jour régulière de votre comptabilité constitue la base de la construction de votre trésorerie. Mais savez-vous pour autant identifier et analyser les facteurs-clés qui vont vous permettre de maintenir le cap? Le tableau de bord est une solution simple et accessible. Il met l'accent sur les postes qui permettent de dégager des bénéfices et, inversement, sur ceux qui engrangent des pertes. Pour qu'il soit le plus efficace possible, cet outil de gestion doit disposer d'une quinzaine de paramètres au maximum. Le plus important: il doit mentionner les charges de l'entreprise, à savoir l'assurance et les salaires. Mais il doit également comporter votre chiffre d'affaires, ainsi que les délais de paiements de vos clients et de vos fournisseurs. « L'entreprise est amenée à engager des dépenses, qui ne seront récupérées que lors de l'encaissement des ventes, explique Rémy Meuleman, directeur associé de Five Conseil, cabinet de conseil à destination des TPE. Beaucoup n'ont pas conscience du décalage de trésorerie et de la masse de liquidité à mobiliser, nécessaire au fonctionnement de la structure. » Ne pas oublier, toutefois, d'y ajouter les différents amortissements, notamment ceux concernant les véhicules, et l'évolution des prix des matières premières, comme l'essence. Autre voyant à surveiller: le prix à partir duquel un produit va devenir rentable. Si vous établissez, par exemple, un forfait kilométrique pour vos livraisons, veillez à diviser votre zone de chalandise en deux ou trois secteurs et à établir vos tarifs en fonction de la distance à parcourir, de façon à ne pas perdre d'argent sur vos prestations.

Si ce paramètre ne doit pas obligatoirement être mentionné dans le tableau de bord, il semble indispensable de le prévoir et de l'analyser, car il influe sur la rentabilité de votre entreprise.

@ FROG 974 - FOTOLIA

Objectivité et rapidité

Une fois l'ensemble des indicateurs définis, réalisez votre tableau (voir notre exemple ci-dessous). Il doit être cohérent et interprétable facilement par vos collaborateurs ou votre conjoint-collaborateur. La rapidité d'exploitation de vos indicateurs, qu'il s'agisse d'identifier les écarts et les dépassements budgétaires ou de mettre en oeuvre les actions de correction, doit rester votre premier critère de sélection. N'oubliez pas que son rôle est de vous fournir des indicateurs-clés, permettant de vous alerter en cas de problème. « Un tableau de bord est à surveiller de façon mensuelle mais il ne faut pas que ça prenne plus d'une demi-journée », indique Rémy Meuleman. La tenue d'un tableau de bord requiert donc une bonne dose d'attention. De nombreux logiciels de comptabilité existent pour vous accompagner. Offrent-ils pour autant toutes les fonctions nécessaires à une tenue rigoureuse de votre comptabilité? Pour Rémy Meuleman, « les logiciels permettent de détecter certains problèmes à condition que le dirigeant assure une mise à jour et un suivi régulier de ces indicateurs ». Le meilleur système d'alerte reste donc votre propre vigilance.

Focus Bien choisir son logiciel de comptabilité

Les logiciels ont-ils la solution miracle pour optimiser la gestion de votre comptabilité, de votre paie, de vos ventes, de votre trésorerie ou de vos comptes prévisionnels? « Il existe de bons et de mauvais programmes. Pour des résultats probants, le dirigeant doit investir le plus possible dans un logiciel relatif à son secteur d'activité », met en garde Rémy Meuleman, directeur associé du cabinet Five Conseil. Le choix va également dépendre de la taille de votre entreprise et de vos besoins. Hiérarchisez les applications qui vous semblent les plus incontournables, à savoir la planification du flux de trésorerie, la gestion des stocks ou la facturation. Pensez à évaluer le niveau comptable des salariés qui utiliseront votre logiciel. « Certaines gammes sont dédiées à des néophytes, d'autres s'adressent à des gestionnaires avertis et sont parfois complexes et peu ergonomiques », prévient Rémy Meuleman. Naturellement, lors de votre choix, prenez aussi en compte votre budget. Si certaines applications restent abordables (de 150 à 250 euros HT la licence), pensez à vérifier les options proposées: les mises à jour du logiciel et l'assistance téléphonique peuvent être payantes. Si vous faites appel à un comptable pour la gestion de votre société, n'oubliez pas de le solliciter. Il pourra vous accompagner dans la recherche du produit adéquat.

EN PRATIQUE Comment réaliser un tableau de bord ?

Concevoir un tableau de bord simple et efficace, avec un tableur comme Microsoft Excel, n'est pas très complexe. Il vous permet d'identifier les ressources financières dont dispose votre entreprise, face aux charges fixes ou variables, que vous devez payer. Voici un exemple.