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Le b.a.-ba du solde de tout compte

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Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, vous devez lui verser son solde de tout compte et lui remettre un reçu qui atteste des sommes perçues. Quelles sont les mentions obligatoires? Quand le remettre? Explication de la procédure.

Démission, licenciement, rupture conventionnelle... Quelle que soit la manière dont est rompu le contrat de travail avec un salarié, vous devrez obligatoirement lui verser un solde de tout compte. Cette somme doit être accompagnée, entre autres choses, du reçu pour solde de tout compte (lire encadré), un document écrit dans lequel vous faites l'inventaire des sommes versées à la fin du contrat.

1- Que faut-il payer au départ du salarié?

Sont donc concernés: le salaire, les heures supplémentaires effectuées, le prorata du 13e mois, les indemnités de préavis, de licenciement et de non-concurrence, etc. Ce décompte détaille les éléments de calcul du dernier salaire. Vous devrez y préciser les éventuelles indemnités légales auxquelles le salarié peut avoir droit lors de la résiliation ou de l'expiration de son contrat de travail, telles que l'indemnité de départ (dans le cas d'un licenciement ou d'une rupture conventionnelle avec préavis), l'indemnité compensatoire de congés non pris ou la prime de précarité si le collaborateur était en CDD. De plus, ce document mentionne obligatoirement des informations telles que la période de travail, le nombre de jours de congés payés et de RTT dus. « Ce sont en fait tous les éléments qui doivent figurer sur le dernier bulletin de paie remis », résume Florence Demaison, avocate au sein du cabinet Simon & associés. Le solde de tout compte doit être établi et versé à l'expiration du contrat de travail, au plus tard dans les cinq jours. Il s'agit d'un document obligatoire (circulaire DGT du 17 mars 2009) qui peut, soit être remis en main propre au collaborateur, soit lui être envoyé par courrier recommandé.

2- L'effet libératoire du reçu pour solde de tout compte

Pour produire un effet libératoire, c'est-à-dire pour que le salarié ne puisse remettre en cause les montants indiqués sur le reçu pour solde de tout compte, ce dernier doit remplir plusieurs critères. Premier impératif: le reçu pour solde de tout compte doit être établi en deux exemplaires originaux, dont l'un est réservé au salarié. « Conformément à l'article D. 1234-7 du Code du travail, la formule «Le présent reçu est établi en deux exemplaires dont l'un m'est remis» doit être précisée en bas de chaque page, rappelle Patricia Bordeloup, responsable du service social au sein du cabinet d'experts-comptables Bidault-Richard. Cela fait partie des mentions obligatoires qui doivent figurer sur le reçu. » A ce même titre, le document doit comporter la mention «pour solde de tout compte», écrite de la main de l'ex -salarié. « Les juges sont très stricts sur ces conditions. Le reçu n'a pas d'effet libératoire si la mention «pour solde de tout compte» a été écrite informatiquement », souligne Patricia Bordeloup. Deuxièmement, le document doit être signé par l'ex-salarié - ou son représentant légal si la personne est placée sous tutelle. Veillez à ce que la signature soit placée sous la mention «pour solde de tout compte». Toutefois, en signant, l'ex-collaborateur peut émettre des réserves particulières ou générales (exemple: «sous toutes réserves»). Le reçu pour solde de tout compte sur lequel figure la mention «avec réserves», sans spécifier de somme précise, le prive de tout effet libératoire. Troisièmement, le reçu doit indiquer le délai (de six mois) pendant lequel l'ex-salarié peut remettre en cause les sommes y figurant. Si l'une des conditions indiquées ci-dessus n'est pas respectée, le salarié aura alors cinq ans (délai de prescription extinctive de droit commun) pour contester son solde de tout compte au lieu des six mois précédemment évoqués. Enfin, l'effet libératoire ne joue qu'à votre égard. C'est-à-dire que vous pouvez poursuivre votre ex-collaborateur, au-delà du délai de six mois, pour des sommes que vous lui auriez indûment versées.

3- Si le salarié ne signe pas le reçu...

Sachez que l'ex-salarié n'a aucune obligation de signer ce reçu! Que faire si une telle situation se produit ? « Malheureusement, le dirigeant ne peut pas forcer un salarié à signer. Afin de bénéficier de l'effet libératoire du reçu pour solde de tout compte, l'employeur doit détailler le plus possible les sommes versées lors de la rupture de son contrat de travail », précise Patricia Bordeloup. ainsi, passé le délai de six mois suivant sa signature, l'ex-salarié ne pourra plus en contester le montant. même si votre ancien collaborateur refuse de signer, vous devrez quand même lui verser les sommes dues. une fois le document signé (ou non), il faut donc attendre six mois. Passé ce laps de temps, le salarié n'aura plus la possibilité de remettre en cause les sommes figurant sur le reçu. Il est donc souhaitable de dater le reçu pour solde de tout compte, même si la loi ne l'impose pas, car un reçu non daté n'apporte pas la preuve qu'il a été signé après l'expiration du contrat. Il sera alors sans effet libératoire pour l'employeur. « La date permet d'apporter une certaine valeur au reçu pour solde de tout compte, face à un recours aux prud'hommes », nuance Florence Demaison (Simon & associés).

4- Que faut-il faire en cas de dénonciation?

Vous êtes en désaccord avec votre ancien collaborateur, et ce dernier vous assigne aux prud'hommes ? « Dans un premier temps, analysez le motif de la contestation », suggère Patricia Bordeloup (BidaultRichard). Ensuite, vous devez faire un point sur les questions suivantes: S'agit-il d'un montant figurant sur le reçu pour solde de tout compte? Etes-vous encore dans le délai de dénonciation? La demande de l'ex-salarié est-elle motivée (avez-vous commis une erreur)? La dénonciation a-t-elle été faite par écrit et par lettre recommandée? En fonction des réponses apportées et du motif de départ, songez à prendre contact avec un avocat.

A savoir

Quels documents remettre au moment du départ?
A la rupture du contrat de travail, quelle qu'en soit la forme (licenciement démission, etc.), vous devrez remettre obligatoirement au salarié:
- un certificat de travail qui atteste de l'emploi occupé par le salarié, de ses dates d'entrée et de sortie dans la société et les éventuelles heures de Dif (Droit individuel à la formation) auxquelles il peut prétendre ;
- un reçu pour solde de tout compte ;
- le dernier bulletin de salaire ;
- une attestation Pôle emploi, indispensable pour éventuellement faire valoir les droits à l'allocation chômage.