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La machine à affranchir, un choix productif

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S'équiper d'une machine à affranchir vous fait gagner un temps précieux. Vous n'avez plus besoin, par exemple, de vous rendre à La Poste. Et en affranchissant vos plis au gramme près, vous réduisez aussi vos coûts. Que des avantages.

 

A SAVOIR

EN CHIFFRES
25 milliards de plis ont été envoyés, en France, en 2004, et acheminés par La Poste. 85 % d'entre eux ont été émis par des entreprises, selon une étude de l'Arcep (Autorité de régulation des communications électroniques et des postes) parue en avril 2006.

S'équiper d'une machine à affranchir n'est pas un luxe; celle-ci vous fait gagner du temps et de l'argent. Et, cerise sur le gâteau, elle améliore aussi votre productivité. En effet, peser et affranchir une à une, à la main, plusieurs lettres chaque jour, en plus d'être une corvée, est également contre-productif. Autrefois, vos lettres mises sous plis, il vous restait encore à prendre votre courage à deux mains pour sortir affronter des files d'attente interminables, avant de pouvoir faire peser et affranchir votre courrier. Peut-être aviez-vous même déjà renoncé, et pris le parti de coller, en jaugeant le poids de vos lettres, un timbre ou deux, au petit bonheur. Plutôt un timbre de trop qu'un timbre de moins, sûrement, pour vous assurer du bon acheminement de vos envois. D'où un surcoût permanent inévitable avec cet affranchissement mutile: quelques centimes seulement, peut-être, mais ces quelques centimes ajoutés les uns aux autres représentent, tout de même, une coquette somme en fin d'année. «Une machine à affranchir, équipée d'une balance, permet de peser vos plis au gramme près, et donc de les affranchir au juste tarif indique Sandra Gourdin, du service communication de Satas. Cela vous permet de faire entre 12 % et 30 % d'économies sur vos dépenses d'affranchissement, en prenant en compte l'utilisation des tarifs Ecopli de La Poste» Ainsi, en moins de trois ou quatre ans, votre investissement est amorti.

Quant au fonctionnement de l'appareil, il est on ne peut plus simple. «Les machines sont livrées clés en main, souligne Canne Boyer, chef de produits chez Secap Pitney Bowes. Elles sont toutes soumises à une autorisation délivrée par La Poste, mais nous nous occupons de toutes les démarches Le client n'a rien à faire. Il reçoit sa machine, elle s'installe en quelques minutes, et est immédiatement utilisable» Même pour les changements de tarifications opérés par La Poste, le prestataire s'occupe de tout. Au mieux, tout se réalise automatiquement, par le biais de téléchargements. Au pire, vous devez changer une puce électronique, insérée à l'intérieur de la machine. Une opération très simple, organisée et prise en charge par le fournisseur.

Donnez une image pro de votre entreprise

Pour vos factures non plus, vous n'avez à vous occuper de rien. Autrefois, il vous fallait remplir une fiche mensuelle de dépôt (FMD), en inscrivant tous vos envois, un à un, pour que La Poste puisse vous facturer vos dépenses. «Désormais, explique Pascale Duclos, du service marketing de Secap Pitney Bowes, toutes les machines sont reliées à une connexion téléphonique, qui permet d'envoyer automatiquement, tous les mois, le montant de vos affranchissements à La Poste. Au vu de ces informations, celle-ci vous envoie alors une facture détaillée de votre consommation» Plus aucun risque d'erreur, donc. Au contraire même: vous avez entre les mains un document clair et précis vous permettant de suivre l'évolution de votre budget courrier.

Enfin, dernier avantage, non négligeable, les machines à affranchir donnent de votre entreprise une image professionnelle. Les timbres collés à la va-vite, et souvent de guingois, disparaissent au profit d'une impression à jet d'encre. Mais, surtout, vous disposez dorénavant, sur certaines machines, d'un petit espace publicitaire, à gauche du timbre, pour y insérer votre logo, voire un court message d'information. Attention toutefois, celui-ci ne vous est pas alloué gratuitement. Pour l'utiliser sur vos plis de moins de 20 grammes, vous aurez une redevance à payer à La Poste, dont le montant représente par an 27 euros (cinquante fois le prix d'un timbre).

Dix machines au banc d'essai