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Gagnez du temps avec un logiciel de paie

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Informatique. Les logiciels de paie ne sont pas réservés aux grosses structures. Economies de temps et d'argent les bénéfices sont nombreux, à condition de choisir la version adéquate.

A peine 15% des entreprises de moins de dix salariés sont équipées d un logiciel de paie, selon une étude EBP menée en décembre 2008. Pourquoi une proportion si faible? Si l'informatisation n'est pas le point fort des TPE, le résultat de l'étude peut s'expliquer par un investissement financier assez élevé. En effet, les prix s'échelonnent de 99 à 900 Euros HT, hors assistance. Pourtant les logiciels de paie présentent de nombreux avantages, surtout à mesure que votre effectif augmente. Ils vous permettent de gérer toutes les étapes de vie dans l'entreprise de vos salariés, de la rédaction du contrat jusqu'à son dénouement (déclaration unique d'embauche, attestation Assedic, etc.). Lors de la première utilisation, vous devez tout d'abord paramétrer le logiciel afin qu'il tienne compte des particularités de votre secteur et des différentes catégories de salariés (employé, cadre, etc.). Vous saisissez ensuite, chaque mois, les données variables comme les heures travaillées et les congés de vos salariés. Il ne vous reste plus qu'à valider, et les bulletins sont générés.

Ciel Paye facile 2009

- Jusqu'à 5 salariés.
- Disponible uniquement en SaaS (mises à jour comprises)
- Ne permet pas la télédéclaration
Prix: 99 Euros HT par an et 12 Euros HT par mois par salarié le renouvellement, l'année suivante.

Sage Start Paie

- Jusqu'à 9 salariés.
- Mises à jour comprises dans le contrat d'assistance, ou payantes (197,50 Euros HT).
- Télédéclaration possible avec le contrat d'assistance
Prix: 395 Euros HT Contrat d'assistance: 380 Euros HT/an

Quadra paie junior de Cegid

- Jusqu à 10 salariés.
- Mises à jour comprises dans le contrat d'assistance.
- Ne permet pas la télédéclaration.
Prix: 382 Euros HT Contrat d'assistance: 12,75 Euros HT par mois

EBP Paye 2009

- Jusqu'à 20 salariés.
- Mises à jour comprises dans les contrats d'assistance.
- Ne permet pas la télédéclaration.
Prix: 199 Euros HT Contrat d'assistance: 3 formules, de 129 à 299 Euros HT par an

L'utilisation des logiciels de paie est simple, leur ergonomie est souvent calquée sur des logiciels couramment utilisés.

Des avantages multiples

Au niveau de l'organisation générale de votre entreprise, le logiciel permet à la personne chargée de la paie de gagner du temps et de se consacrer à d autres tâches. Eric Miau, chef de produit paye chez Sage pour les petites entreprises, estime à 50% le temps gagné par rapport à l'élaboration des paies dans un tableur Excel. Outre le gain de temps, l'outil représente aussi une économie financière. Selon Yazid Zouaoui, chef de marché de la paie chez Ciel, le traitement en interne des bulletins de salaire après l'achat d'un logiciel représente une économie de 20 à 30%. Autre point fort: plus besoin de chercher par vous-même le nouveau plafond de la Sécurité sociale en vigueur ou de calculer les charges patronales et salariales. En effet, les mises à jour nécessaires sont facilement accessibles. Par exemple pour un logiciel Cegid ou Ciel, vous êtes informé par e-mail d'une nouvelle version disponible, et pouvez ensuite la télécharger sur leur site. Attention, elles ne sont pas toujours incluses dans le prix initial, mais sont souvent comprises dans le contrat d'assistance téléphonique. En ce qui concerne la sauvegarde des données sociales, obligatoire pour tout employeur, les logiciels de paie la rendent possible sous forme électronique, sans archivage papier, ce qui représente aussi un gain de place et un plus écologique. Si vous êtes aussi équipé d'un logiciel de comptabilité, les données peuvent être transférées à partir du logiciel de paie, ce qui évite une ressaisie. De la même façon, pour vos déclarations ponctuelles comme la déclaration unique d'embauche (DUE), la Déclaration unifiée de cotisations sociales (Ducs) ou encore la Déclaration automatisée des données sociales unifiée (Dads-U), les logiciels - à partir d'un certain niveau de gamme - facilitent la dématérialisation. Ils permettent en effet de transférer les données sous EDI (échange de données informatisées), sans avoir à ressaisir chaque donnée. Autre point fort: certains logiciels, à l'instar de Ciel Paye 2009, vous offrent une vision globale de la situation RH de l'entreprise, grâce à la fonction «tableau de bord», qui regroupe les éléments qui varient chaque mois, comme les congés restants, etc. EBP Paye 2009 propose, quant à lui, différentes lettres types, pour les congés ou le droit individuel à la formation. Mais ne soyez pas effrayé par les multiples fonctions de ces logiciels, leur utilisation reste simple, grâce à une ergonomie étudiée. La plupart sont calquées sur les fonctions Windows, pour Sage, ou Outlook (logiciel de messagerie Microsoft) pour Cegid et EBP. Ils présentent ainsi une organisation simple et familière. Si vous redoutez quand même de ne pas comprendre immédiatement les fonctionnalités de ces outils, rassurez-vous: tous proposent une aide, le plus souvent sous forme d'assistance pop up (fenêtre qui s'ouvre automatiquement), lorsque vous avez besoin d'une explication. De la même façon, si un champ est oublié ou mal rempli, l'assistant vous prévient. Un moyen simple pour vérifier que le logiciel correspond bien à vos besoins et à votre mode de navigation: Audrey Errera, chef de produit paie chez EBP, vous conseille de télécharger sur Internet les versions d'essai, valable environ 40 jours. Vous pourrez ensuite choisir en toute connaissance de cause.

L'assistance, un élément essentiel

Attention cependant, selon Stéphane Gasch, directeur des études informatiques du Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables, l'ergonomie simplifiée et les aides comprises dans les logiciels ne suffisent pas, surtout au début. Vous devez donc impérativement acquérir un contrat d'assis tance téléphonique, dont les prix sont variables (de 25 à 675 Euros HT par an). Les éditeurs de logiciel proposent également deux types de formation: sur site, c'est-à-dire au sein de votre entreprise, dont les frais journaliers s'élèvent à plus de 800 Euros HT ou à leur siège, pour un coût compris entre 230 et 350 Euros HT par jour.

N'oubliez pas les possibilités offertes par les logiciels en ligne, en ASP, application hébergée sur Internet ou en SaaS (Software as a service), qui vous permettent de payer uniquement le service que vous utilisez. Un système particulièrement intéressant pour les entreprises ayant peu de salariés, selon Stéphane Gasch, pour deux principales raisons: les mises à jour sont automatiques et vous pouvez réaliser vos bulletins de paie à partir de n'importe quel ordinateur équipé d'une connexion internet. En outre, les contraintes techniques sont faibles. Faites cependant attention: la pérennité de l'éditeur de votre logiciel garantit la sauvegarde de vos données et l'utilisation sereine du produit. En effet, si la société éditrice disparaît, les mises à jour ne seront plus disponibles et votre logiciel sera inutilisable. Il faut donc choisir un fournisseur stable sur le marché. Pour les entreprises ayant cinq salariés maximum, Ciel propose une solution en SaaS, le Ciel Paye facile 2009, pour 99 Euros HT par an. Comme pour un logiciel avec licence, vous devez remplir les données mensuellement, avant de recevoir le bulletin de paie de vos salariés.

Mais attention, s'ils peuvent être fort utiles, les logiciels de paie ne vous dispensent pas d'un conseil en recrutement et en politique de ressources humaines. En la matière, il reste indiqué de s'adresser à un expert-comptable.

Ciel Paye 2009

- Jusqu à 20 salariés.
- Mises à jour comprises dans les contrats d'assistance ou payantes (179 Euros HT).
- Permet la télédéclaration.
Prix: 239 Euros HT Contrat d'assistance: 3 formules, de 340 à 610 Euros HT

Paie Base de Sage

- Jusqu'à 40 salariés.
- Mises à jour comprises dans le contrat d'assistance, ou payantes (450 Euros HT).
- Permet la télédéclaration.
Prix: 900 Euros HT Contrat d'assistance: 675 Euros HT par an

Quadra Paie standard de Cegid

- Jusqu'à 50 salariés.
- Mises à jour comprises dans le contrat d'assistance.
- Permet la télédéclaration.
Prix: 763 Euros HT Contrat d'assistance: 20 Euros HT par mois

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