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Effectuer soi-même sa paye à l'aide d'un logiciel

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40% des bulletins de paie seraient faux, selon les chiffres du ministère du Travail, A la clé: des risques importants de redressement fiscal ou de mécontentement des salariés. Plusieurs solutions s'offrent alors à vous pour concilier au mieux obligations juridiques et coûts pour l'entreprise. Zoom sur la gestion interne avec un logiciel.

Mentions obligatoires ou, au contraire, interdites, risques d'erreur... La paye est un sujet sensible pour les petites entreprises. Elles ont alors deux choix possibles: une gestion interne, par le biais d'un logiciel ou l'externalisation du poste. Si, pour Etienne de la Bouillerie, expert-comptable au cabinet parisien Arènes Conseil, «l'utilisation d'un logiciel suppose un volume de paie important», les éditeurs préfèrent mettre en avant la question des compétences: «le choix n'est pas automatiquement lié à la taille de l'entreprise, estime ainsi Sabine Roch, responsable commerciale chez EBP. De nombreuses entreprises ont en ejjet des connaissances pointues en matière de paye». Pour elle, la question à se poser est donc avant tout celle de la complexité: «Quand on emploie beaucoup de salariés avec des contrats particuliers, c'est plus compliqué de gérer la paye soi-même

Pour aider les entreprises qui souhaitent conserver la gestion de ce poste en interne, les éditeurs ont néanmoins créé des solutions adaptées aux TPE. Par exemple, «Paye Facile», logiciel conçu par Ciel, est dédié aux structures de moins de cinq salariés. Reste à personnaliser les plans de paye et les bulletins, avec des rubriques propres à votre activité. Chez Ciel, vous saisissez uniquement les éléments qui changent: congés, primes et absences. Ensuite, des spécialistes de la paye prennent en charge le calcul pour les déclarations des charges. De plus, les versions sont améliorées en permanence afin de perdre le moins de temps possible. Ainsi, dans son édition 2008, EBP propose l'envoi des bulletins de paie par e-mail. Une fonctionnalité qui permet de les adresser, notamment à l'expert-comptable, en PDF, format ayant la même valeur qu'un document imprimé.

Un investissement matériel et humain

L'utilisation d'un logiciel nécessite en revanche un investissement informatique. Comptez 99 Euros HT pour «Paye Facile», la solution logicielle la plus simple chez Ciel, les tarifs pouvant monter jusqu'à 239 euros, sans compter les mises à jour. Celles-ci sont en effet payantes, sauf si vous souscrivez un contrat qui garantit ce service pour un forfait variable, à partir de 333 Euros HT pour «Ciel Privilèges».

Mais c'est aussi un investissement humain. Il s'agit en effet de trouver en interne les compétences nécessaires à une fonction susceptible de générer des conflits avec vos salariés ou un redressement fiscal. En cas de doute, les éditeurs peuvent proposer une assistance, mais elle est soit réduite, soit payante. «Il nous arrive d'expliquer les résultats donnés par le logiciel, mais nos techniciens ne font pas de validation», précise Sabine Roch, chez EBP. Cette assistance, gratuite au moment de l'achat du logiciel, nécessite ensuite la souscription d'un contrat.

SECURITE ET DISCRETION

Si vous décidez d'utiliser un logiciel, attention à la confidentialité des éléments.
«C'est toujours un peu délicat en interne: la personne voit tout, les salaires, les primes...», avertit Etienne de la Bouillerie, expert-comptable au cabinet Arènes Conseil.
Autre donnée à prendre en compte: le stockage des éléments de paye implique des contraintes de sécurité, notamment en cas de faille informatique.

A lire dans le prochain numéro:
«Externaliser la gestion de sa paye»