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Dématérialisation des documents, soyez prêt!

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Depuis le 1er janvier 2012, vous devez procéder à la dématérialisation de l'attestation d'assurance chômage, du paiement des cotisations sociales ou encore des marchés publics. S'il reste obligatoire, ce dispositif vous perme avant tout de simplifier vos démarches administratives et de gagner du temps.

La dématérialisation, une affaire de grands? Plus vraiment. Depuis le 1er janvier, les PME sont concernées par cette démarche, qui consiste à transformer des documents papier en fichiers informatisés pour les transmettre aux organismes sociaux ou aux services des impôts. Le document numérique fait foi, et il n'est plus nécessaire de conserver un duplicata papier. Cette mesure concerne, en premier lieu, l'attestation d'assurance chômage. Les établissements de dix salariés et plus doivent établir cette attestation par voie électronique. Pour cela, il suffit de saisir ses informations sur Net-entreprises.fr, une procédure gratuite et sécurisée. Vous pouvez aussi vous rendre sur Pôle-emploi.fr.

En retour, Pôle emploi vous délivre un accusé de réception accompagné d'un «compte rendu de chaque déclaration incluse dans le fichier déposé», précisant que le document est conforme à la norme. Le paiement des cotisations sociales est aussi dématérialisé. Auparavant, seules les entreprises redevables de 150 000 euros de contributions sociales au titre de l'année civile précédente devaient recourir aux déclarations par voie numérique. A compter du 1er janvier 2012, ce seuil est abaissé à 100 000 euros, puis à 50 000 euros au 1er janvier 2013. Autre évolution marquante pour 2012: la part plus importante des entreprises ayant l'obligation de télédéclarer leurs TVA et impôts. Le seuil d'obligation vient d'être réduit à 230 000 euros (contre 500 000 euros auparavant). Les marchés publics sont également concernés. Vous pouvez conclure des contrats par messagerie ou sur une plateforme internet. Depuis le 1er janvier, l'acheteur public ne peut plus refuser les candidatures qui lui sont transmises par voie électronique.

Optez pour la signature électronique

Pour être à la page de la dématérialisation, achetez une signature électronique auprès d'une autorité de certification agréée par le ministère de l'Economie (www.industrie.gouv.fr/tic/certificats), moyennant 80 euros par an. Elle possède la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. « Le dirigeant peut acquérir une clé USB certifiée pour 150 euros. Sa signature électronique est ainsi sauvegardée si l'ordinateur lui fait défaut », conseille Jérôme Lefèvre, directeur d'Omnikles, société spécialisée dans la dématérialisation des marchés publics, pour qui la gestion électronique des documents procure d'autres avantages, dont le gain de temps.

Selon une étude du cabinet Markess International réalisée en février 2011 sur les atouts de la dématérialisation, ce dispositif offre aux entreprises l'accès permanent aux documents RH archivés électroniquement (72 %), des délais de réponse plus courts (60 %) ou encore une réduction des coûts de traitement de la gestion du personnel. Une réflexion appuyée par Frédéric Bernard, conseiller numérique au sein de la CCI de Bordeaux: « La dématérialisation devient une tendance de fond car elle a un impact très favorable sur l'organisation des entreprises. Les dirigeants ont tout intérêt à l'étendre à d'autres activités, comme les factures. » A partir de 2013, vous n'aurez plus besoin de l'accord préalable de vos clients pour transmettre par voie électronique vos factures. Autant saisir le train en marche et anticiper ce changement. Selon les estimations de la CCI de Bordeaux, une facture électronique divise vos coûts par trois (voir notre encadré). La dématérialisation trouve ainsi toute sa place dans la stratégie globale des entreprises.

@ Source : CCI de Bordeaux

ZOOM

Faites des économies en dématérialisant vos factures


Le coût de traitement (traitement du courrier, saisie, validation, paiement, archivage, gestion des litiges) d'une facture papier entrante est estimé à 13,80 euros, contre 4 euros pour la formule dématérialisée. Les différentes étapes sont nettement rédui tes puisqu'elles se limitent à la validation, au paiement et à la gestion des litiges.