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Contrôle Urssaf: comment s'y préparer?

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Toute entreprise versant des rémunérations est susceptible de faire l'objet d'un contrôle de la part de l'Urssaf. Il s'agit là d'une pratique courante qu'il convient de démystifier... et de préparer. Mode d'emploi.

Un contrôle de l'Urssaf peut intervenir à tout moment dans la vie de votre entreprise. Vous êtes alors averti par lettre recommandée avec avis de réception, au moins 15 jours avant la date de la visite. Mauvaise nouvelle: vous ne pouvez pas vous soustraire à ce contrôle. Cependant, dans la plupart des cas, cette date d'intervention peut être modifiée selon vos disponibilités.

Présence du dirigeant obligatoire

Sachez que l'Urssaf contrôlera non seulement le respect de la législation la concernant, mais également ce qui concerne l'assurance chômage. Pour ce faire, l'avis de contrôle est accompagné d'une liste de documents à préparer pour le jour de l'intervention. Cette liste type peut paraître impressionnante au premier abord, mais il est probable que de nombreux documents ne vous concernent pas. Il est également préférable de vous rapprocher de votre expert-comptable afin d'optimiser la préparation de ces documents et de solliciter son appui lors du contrôle. Il sait par ailleurs les limites que le contrôleur ne peut pas dépasser, comme vous demander des agendas personnels. La plupart des contrôles d'entreprises de moins de 20 salariés ne dépassent pas une journée, voire se limitent à une demi-journée. Les contrôles portant bien souvent sur les trois dernières années, il est probable que la vérification ne soit pas totale, mais se limite à des contrôles de concordance sur les grandes masses ainsi qu'à des contrôles par sondage (par exemple, contrôle des notes de frais d'un seul mois de l'année).

La majorité des contrôles se déroulent dans les locaux de l'entreprise. Il est cependant possible, avec l'accord du contrôleur, d'intervenir chez votre expert-comptable quand cela semble plus pratique. Voire dans les locaux de l'organisme de recouvrement, pour les petites entreprises. Dans tous les cas, le chef d'entreprise se doit d'être présent. En effet, le temps du contrôle est bien souvent ponctué d'échanges avec l'inspecteur, votre présence en tant que dirigeant est donc indispensable. Il est d'ailleurs souhaitable de lui réserver un espace décent et proche des documents à consulter. Il est préférable d'adopter une attitude courtoise envers le contrôleur et de faire en sorte de répondre rapidement, mais sans précipitation, à ses demandes. Cela ne peut que favoriser l'instauration d'un climat de confiance propice à une plus grande indulgence.

Quels recours ?

A l'issue de ses travaux, le contrôleur vous rend compte verbalement de ses observations au cours d'un débat contradictoire. Le cas échéant, il est important que vous défendiez votre position. Le contrôle peut aboutir soit à un constat de bonne application des législations, soit à des observations pour l'avenir, soit à des régularisations de cotisation en votre faveur ou en faveur de l'Urssaf. Quelle que soit l'issue du contrôle, vous recevrez, en recommandé, une lettre d'observation reprenant ses conclusions. Vous disposez alors d'un délai de 30 jours pour apporter vos remarques. Si, à l'issue de cet échange, vous n'êtes toujours pas d'accord, vous pouvez saisir la commission de recours amiable.

En conclusion, sous réserve de n'avoir rien de particulier à vous reprocher, il est essentiel de bien préparer votre contrôle afin qu'il se déroule le mieux possible et que ses conclusions vous soient favorables. Il importe également d'avoir effectué, en amont, un travail continu de prévention des risques sociaux. Cela est d'autant plus vrai que le droit du travail est en constante évolution.

Bio

Fabien Corneillie, expert-comptable associé, est directeur du département social chez CTN France. Ce cabinet indépendant, membre de France Défi, est spécialisé en expertise-comptable, audit, social, juridique...
Rens.: www.ctnfrance.fr